各位老师：
为进一步加强在校学生档案管理，优化工作流程，助力高质量就业体系建设，结合学校二级学院建设新形势及工作实际，现将2025级新生及校区转移老生档案收交工作有关事宜通知如下：
一、收交范围
25级新生、校区转移老生（智慧、商管）
二、材料分类
1．入学前档案（请勿拆封学生入学前学校档案袋，保持密封状态）；
2．高考档案（考试报名登记表等材料，以学生实际情况为准，有差别）；
3．入学档案（入学体检表、入学登记表、军训鉴定表，以学生实际情况为准，有差别）；
4．其他档案（团员材料等）。
三、工作流程
1．2025年10月20日，二级学院到长阳校区教研楼北楼146学生档案室领取学生档案袋。
2．2025年10月20日至11月14日，二级学院组织将学生档案各自装入我校学生档案袋内，并认真填写好档案袋上面的学生个人基本信息和材料清单。
3．2025年11月17日至21日，二级学院以学院为单位与学生档案室预约时间，将本学院学生档案整体（含校区转移老生档案）移交学生档案室。
四、工作要求
1．涉及商管、智慧学院合并的校区转移老生档案，参照本学院入学新生完成档案收交，请相关二级学院做好工作沟通。通识教育学院负责本学院25级新生档案收交。
2．二级学院收集学生档案时，要准确清点，档案数目要和报到的学生数目一致，材料如有缺失情况要通知学生尽快查找并补齐相关材料，档案袋以班级为单位、以学号排序进行整理，连同《学生档案收集明细表》（见附件1）按时移交学生档案室。
3．各相关单位（团委、招生办公室、学籍管理科、医务室、学生管理科）要高度重视在校学生档案工作，主动将负责的材料移交二级学院，积极配合二级学院完成学生档案收集，学生档案室不直接接收学生材料。
4．学生档案室集中对每份学生档案内容进行核查，对于必须归档而又缺少的材料，书面通知学生所在学院补充相应材料。学生所在学院补充材料的，需开具《移交零散档案材料清单》（见附件2）由专人到档案室进行移交。
联系人：鲁 微 电话：89909070
学生工作部
2025年10月17日
