干部人事档案管理规定（试行）
第一章 总则
第一条 为进一步加强学院干部人事档案管理工作，切实维护档案的严肃性、真实性和权威性，充分发挥档案在选人用人中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市干部人事档案管理工作规定（试行）》等有关文件精神，结合我院干部人事档案工作实际，制定本规定。
第二条 干部人事档案工作是落实从严治党、从严管理干部要求的重要内容，是干部人事工作的重要组成部分。必须坚持公道正派、依规办事的工作原则，实事求是、科学严谨的工作态度，与时俱进、改革创新的工作作风，确保干部人事档案信息真实准确，为选好干部、配好班子提供依据。
第三条 干部人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整、规范和安全。
第二章 档案的审核
第四条 档案的审核要严格按照干部管理权限或根据工作需要进行，主要审核内容是否真实、材料是否齐全、填写是否规范、手续是否完备、档案整理是否符合要求。重点审核干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份（以下简称“三龄二历一身份”）等内容。
第五条 建立完善干部任前档案审核制度，在干部选拔任用工作中，要将档案审核提前至动议环节。
在干部管理权限发生变动时，对干部“三龄二历一身份”信息进行审核，填写《干部基本信息审核确认表》。凡发现档案涂改、材料和信息不真实、不准确的，要立即核查，未核准前一律暂缓考察并停止任职程序。
第六条 建立新招录人员档案审核制度，在决定录用前，要对其档案进行审核，填写干部人事档案审核专用《干部任免审批表》。需要说明存在问题和政策依据的，同时填写《干部人事档案审核认定表》。
第七条 建立换届考察对象档案审核制度，对各级党代会代表，各级单位党组织换届、群团换届人选，有干部人事档案的都要进行审核，填写《干部人事档案任前审核登记表》。
第八条 建立档案日常审核制度，要严格审核接收、转出、借出归还的档案，发现问题及时解决。
第三章 档案信息的认定和使用
第九条 对干部“三龄二历一身份”信息的认定，要按照干部管理权限，经集体研究决定，形成组织认定材料。
第十条 组织认定要以干部人事档案审核有关政策为依据，对组织已有认定符合政策的，应尊重原有组织认定；不符合政策或缺少原始依据材料的，要重新认定。
第十一条 组织人事部门在办理干部工资、任免、考核等手续时，要依据组织认定结论核准干部信息，及时更新信息数据、确保干部信息使用的准确性。要依据组织认定结论认真核对干部的公示信息，发现有疑义的要立即查核，未核准前不得公示。认真核对干部本人向组织提供的信息，如组织认定结果与干部本人意见不一致,应以组织认定结论为准。
第四章 档案材料的收集和归档
第十二条 档案材料形成部门必须规范制作档案材料，确保归档材料规范完整、信息真实准确。
干部人事档案材料采用国际标准A4纸型（297×210mm）。
干部人事档案材料根据材料的主要内容和用途分以下十类：
第一类：履历材料。主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。
第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。
第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。
第四类：学历学位材料；培训材料；职业任职（资格）材料和评（聘）专业技术职称（职务）材料；反映科研学术水平的材料。
第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党时间、参加工作时间等材料。主要包括干部审查和干部基本信息更改形成的材料。
第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。
第七类：表彰奖励材料。
第八类：涉纪涉法材料。
第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。
第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。
第十三条 档案材料应及时归档，干部任免材料一般应在任免程序履行完毕后15个工作日内移交，奖惩、培训、考核等其他材料应在形成之日起1个月内移交。符合归档要求的材料，必须在接收之日起1个月内归入本人档案，1年内要进行整理装订。
第十四条 归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料要齐全、对象要明确、手续要完备。归档材料一般不得使用复制件，对于确需用复制件的，必须在复制件上注明出处、经办人、复制时间，并加盖材料出具单位和干部人事关系所在单位组织人事部门公章。
第十五条 档案管理部门对归档材料进行严格审核，认真鉴别，发现与档案记载不一致的，应通知材料形成部门重新制作、补办手续，或者由组织人事部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。因年代久远，档案材料缺失无法补充的，须出具组织说明并归档。
第十六条 档案管理部门及时清理无须归档或重复多余的材料，对有保存价值的材料，可转有关部门保存；组织不需要保存的，可退给本人；不宜退回本人的，应进行登记，经干部选任部门和档案管理部门负责人审批同意后销毁。
第十七条 建立材料归档联系制度，档案管理部门对已掌握的应归档信息，主动与有关部门和干部本人沟通，及时收集档案材料。
建立档案材料移交归档登记制度，材料形成部门需填写《干部人事档案归档材料审批表》，经干部选任部门和档案管理部门负责人审批同意后方可归档。
第五章 档案的转递及管理范围
第十八条 干部管理权限变动后应及时转递档案，原主管单位自接到任命文件或调动通知1个月内，将档案转给新主管单位。
第十九条 完善干部档案转递手续，档案转出须经干部选任部门和档案管理部门负责人审批同意。档案转出时，填写《干部人事档案转递单》。对新报送的档案，经干部选任部门审核把关后，转档案管理部门。
在本市范围内或向中央在京单位转递档案的，必须由档案接收单位派专人取回或由学院派专人送达；向本市外地区转递档案的，可机要转递，严禁邮寄或由干部本人自带。交接双方应核准档案内容和信息，办理交接手续。
第二十条 辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）、开除公职干部，再就业的，其档案转递新单位管理；未就业的，其档案转递户籍所在地人才服务机构管理。
受刑事处分的干部，其档案由学院管理。刑满释放后再就业的，其档案转递新单位管理；未就业的，其档案转递户籍所在地人才服务机构管理。
出国不归、失踪、逃亡干部，其档案由学院管理。
第二十一条 符合档案馆接收范围规定的死亡干部档案由学院保存五年后，向同级档案馆移交永久保存；其他死亡干部的档案由学院保存。
第二十二条 干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由学院指定组织人事部门专人保管。
第六章 档案查借阅和流转登记
第二十三条 组织人事部门按照管理档案的查借阅范围，对不在查借阅范围的单位以及个人不予查借阅档案。确需查借阅的，按照隶属关系或人事关系，由有权查借阅部门代为查借阅。任何人不得查借阅本人及其亲属的档案。
第二十四条 档案查借阅的事由主要包括干部选拔任用、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休 、工资待遇等组织人事工作；办理案件；办理社会保险、公证；经学院党委研究决定进行的编史修志等活动。
第二十五条 严格履行查借阅手续，外单位查借阅学院干部人事档案需填写《干部人事档案查借阅审批表》，由查借阅单位领导审批，并加盖其单位党委(党组)或组织部门公章。查借阅人员应持本人有效工作证件或介绍信。因办理案件需查借阅干部档案的，查借阅人员须为案件主办单位的干部。
第二十六条 查阅档案应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁擅自拍摄复制档案内容，严禁涂改、圈划、添加、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容。档案材料一般只能摘抄，特殊情况需要复制的，须事先在《干部人事档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，经批准后方可复制。复制的材料须经干部人事档案管理部门审核并办理登记手续。档案管理人员不负责出具任何相关证明。
第二十七条 档案一般不外借，因治丧、退休等特殊情况确需借出使用的，必须严格履行审批程序，要在借出之日起5个工作日内归还，档案借出期间不得横传直借。对借出后归还的档案要逐卷逐页核对，防止档案因外借出现涂改造假。
第二十八条 学院内部借阅档案应建立流转登记制度，明确档案流转各环节的责任人，经手人须对每本借出档案填写《干部人事档案流转登记表》，并登记借阅说明。《干部人事档案流转登记表》作为档案散材料临时存放，档案转出时撤出集中保管。
第七章 档案的保管保护
第二十九条 加强档案的保管保护，根据安全保密、方便利用的原则，严密科学地管理档案。
第三十条 按照干部人事档案管理标准建设档案库房，配备温湿度控制设施、“八防”设施以及相关设备，确保档案库房符合有关技术要求，切实保障档案存放安全。建立健全库房安全管理制度，必须完善库房安全管理、人员出入库、档案出入库、档案清点核对等制度，建立突发事件应急处置预案，保证库房安全和正常运行。
第三十一条 加强档案安全保密管理，定期排查档案失泄密风险和隐患，发现问题及时纠正，对重要问题和情况要及时向部门负责人、学院党委负责人报告。
严禁任何人私自保存档案或应当归档的材料。档案管理人员的档案应由本处（科）室负责人保管，处（科）室负责人的档案应由其分管领导保管，严禁本人保管。
第三十二条 做好档案及档案装具的统一编号和排列，档案材料和目录、档案卷盒和档案袋的样式、规格要按照中共中央组织部关于做好文件改版及干部人事档案有关工作的要求执行，材料载体和字迹材料须符合国家有关标准和要求。
第三十三条 根据以防为主、防治结合的原则，减少档案在库房外存放的时间，采取有效措施防止档案受到人为损坏。发现纸张破损、字迹退化等情况，要及时采取裱糊、复制等手段进行补救。
第八章 档案的数字化
第三十四条 要按照“全市统筹、严格管理、方便利用、安全保密”的原则，逐步建立数字档案。开展档案数字化工作要与上级组织人事部门沟通，做好方案制定、设备采购、档案整理、数字化加工等工作，加强后期维护，确保信息安全。
第三十五条 建立数字档案阅档室和查阅制度，对外接待一般应提供数字档案查阅。以打印数字档案图片方式复制档案材料，应注明出处并详细登记复制情况。
第三十六条 新接收的档案或档案材料，应在3个月内完成数字化，做好核查比对，确保纸质档案与数字档案一致。
第三十七条 加强数字档案安全保密管理，保密要求等同于纸质档案，保管保护和系统使用维护等须符合相应密级的安全保密要求，采取有效措施确保数字档案安全。采用外包方式开展档案数字化，应严格审核承建单位资质，并委托第三方安全测评机构开展风险评估和检测。
第九章 体制机制和队伍建设
第三十八条 落实干部人事档案工作责任制度，学院党委主要负责人和分管领导对档案工作负有领导责任。组织人事部门对档案负有使用把关责任，发现问题要立即报告、认真核实、及时处理。档案管理人员对档案负有直接责任，在档案管理各环节要严格制度、全程把控、不留死角。
组织人事部门对档案业务工作，负有监督、检查和指导的责任。
第三十九条 学院干部人事档案由组织人事部门集中管理。各分院及相关职能处室各自指定一名干部档案联络员，负责相关干部人事档案收集工作。
第四十条 学院党委及组织人事部门要坚持标准、严把入口，选配政治可靠、作风正派、业务素质好、熟悉组织人事工作的中共党员从事档案管理工作。重视档案管理人员队伍建设，建立档案管理人员良性流动和合理补充机制。
第四十一条 档案工作所需设备和业务经费，应列入学院预算、单独立项，财务部门要给予支持。
第十章 纪律和监督
第四十二条 实行责任追究制度，加强档案工作全过程监督，确保档案管理工作规范有序。
第四十三条 严肃查处档案造假行为，通过档案造假获取的不正当利益，经组织审查认定后，依据有关规定予以纠正、撤销或者取消。
第四十四条 对于各类档案违纪行为，要依据有关规定给予党纪政纪处理；涉及违法犯罪的，移送司法机关处理。
第十一章 附则
第四十五条 本规定由学院组织人事部门负责解释。
第四十六条 本规定自发布之日起施行。
